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学校からの書類の上手な整理収納保管のための簡単5ステップ!

2017年2月4日

学校からの書類の上手な整理収納保管のための簡単5ステップ!

学校や幼稚園からのプリント。多いですよね。コクヨS&Tの調査によると、中高生ひとりあたりが学校から持ち帰るプリントの年間配布枚数は1000枚以上とのこと。

ここまででないとしても、娘の通う小学校ではざっと年間500枚ほど配られているように思います。

中には提出期限のあるものもあったりして、そんなときに限ってどこにあるのかわからない・・・そんな状況になったりすると時間もストレスもかかってしまいますね。

そこで、大事な情報を管理しながら、上手に整理、収納、保管して、家の中をすっきりさせる5ステップをご紹介いたします。これで書類を探す手間も、提出忘れも防げますよ!

ステップ1 書類の「住所」を作る

何はともあれ、まずは書類の「家の中の住所」を作りましょう。
以下の4か所で書類をまとめましょう。

①A4のポケットクリアファイル

メインの収納方法はA4のポケットクリアファイルが便利。
学校から書類が届いた場合、まずそのファイルを取り出せば良いからです。
特にお子さんが複数名いらっしゃる場合は、この方法が最適です。
背表紙に、学校名かお子さんの名前を入れて管理しましょう。

②クリアフォルダー又は一時保管用トレイ

書類によっては一時的に保管する必要があるものも。
一時的に保管しておく場所を確保します。

ただし、ご兄弟が多い場合などは管理が煩雑になることもあるので、
ポケットクリアファイルの一部を一時保管場所とすることもできます。

③冷蔵庫や棚の内側又はバインダー

献立表、予定表など、書類によっては頻繁に見るものもありますので、
定位置を決めておきます。

冷蔵庫や棚の内側に貼る場合は目につきやすいがインテリアの邪魔になります。

バインダーは持ち運びしやすくさっと取り出しやすいが、
どこにいったかわからなくなることもあり得ます。

ご自身の状況や好みに応じて、ストレスのない管理方法を選びましょう。

④二穴ファイル

学習プリント、テストのため専用のファイルを作っておきます。

ご家庭の考え方によっては、すぐに処分というのもありかもしれません。
我が家は長期休暇中に復習教材として使用するので、
このファイルを作っています。

教科毎に区切り、積み重ねてファイリングしていきます。

ステップ2 いらないものはすぐに捨てる

お子さんから書類を受け取ったら、すぐに必要か不要か決めます。

例えば参加する予定のない地域のイベントのチラシ、不審者情報は目を通せばすぐに処分できるもののはずです。

処分すればそれだけ収納の手間が省けますし、大切な書類と混ざってしまって探すことも防げるはず。

不要と判断したら、すぐに捨てましょう。

ステップ3 対応が必要な書類はすぐに処理

提出期限のあるものは出来るだけその場で書いてお子さんに渡しましょう。
どうしても今対応できない場合は、目につく場所や失くさない場所に置いて出来る限り早めに処理します。

参観日といったようなご自身も参加予定のものや、遠足など特別に準備が必要な行事、集金日などスケジュール管理が必要なものはスマホやスケジュール帳に記入して、忘れないようにしておきましょう。

後で処理しようとすると、億劫になりがちです。
「溜める前に処理」を徹底しましょう。

どうしても時間がないときは、バインダーや浅めのトレイなど近日中に対応するもの専用の保管場所を作って、出来る限り早めに対応します。

この場合は、週末に必ず処理するなど対応するタイミングを決めておくとよいでしょう。

ステップ4 書類を分類して収納

学校からの書類は、だいたい以下のように分類できます。
保管期限や使用頻度によって、管理の仕方や保管場所を工夫します。

一年間保管する必要のある書類

年度を通じて保管しておく必要のある書類。
学級連絡網、年間スケジュール、学校によっては、災害時等緊急時のマニュアル、PTA活動に関するしおり、登下校のマニュアルなども含まれるでしょうか。

差し替えることはめったにありません。
→①ポケットクリアファイルへ

一定期間保管する必要のある書類

運動会や遠足、授業参観、バザーなど、少し先の予定だけれど、日時やスケジュール、持ち物の記載があり、とっておく必要のあるもの。


①ポケットクリアファイルの一時保管場所 又は
②クリアフォルダー、一時保管用トレイへ

毎日もしくは頻繁に見る必要のある書類

来週の予定が書かれた週報や学級だより、給食の献立表など
毎日もしくは頻繁に見るものは、収納してしまうと取り出す手間が増えてしまうのでよく見える場所に貼り付けて定位置とします。

→③で定めた定位置へ。

返事をする必要のある書類

個人面接や行事の出欠届など返事をする必要のある書類は、忘れてしまわないうちに記入して、お子さんに渡します。
日時や持ち物等が書かれてあり、一定期間置いておきたい場合は、上記の一時保管場所で保管します。

→収納前に処理、必要に応じて
①ポケットクリアファイルの一時保管場所 又は
②クリアフォルダー、一時保管用トレイへ

学習に関する書類

学習プリントやテストがこれにあたります。
先生によっては、一学期でかなりの量になることもありますね。

いろいろな考え方、整理法があると思いますが
クリアファイルとは別のファイル(二穴ファイル)を使ってどんどん積み重ねファイリングしていき(中で教科毎に区切ると便利です)、長期休暇に入ったら、そのプリントを復習教材として使用します。

→④二穴ファイルへ

ステップ5 一定期間ごとに書類を整理する

そうは言っても、処分を忘れてしまったりしてプリントは溜まっていくもの。
定期的にファイルを見直し、不要なものを処分する時期を決めておきます。

学期ごと、年度末など、お子さんの長期休暇の時期が最適なタイミングとなります。

日頃なかなか整理する時間がなくても、このタイミングで処理すれば、ある程度カバーできますよ。

学年だよりは年度ごとに処分する、学習プリントは学期ごとに処分する、など書類ごとに処分時期を決めておくとよいでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
学校の書類を整理するための簡単5ステップ。
保管期間も様々、提出したりスケジュール管理する必要があるものもある、
など管理が煩雑になりがちな学校書類ですが、
より時間をかけずにストレスなく整理したいものですよね。
みなさまの書類整理のご参考になれば幸いです。

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